Lexware Office (lexoffice) FiBu

Lexware Office (lexoffice) FiBu

Artikelnummer: SP-10021 Kategorie: Shopware Plugins

Beschreibung

Automatische oder manuelle Übertragung der erstellten Rechnungen samt PDF aus dem Shopware Shop nach Lexware Office.

Mit dieser Erweiterung automatisieren Sie die Online-Buchhaltung Ihres Shopwareshops.

Übermitteln Sie die erstellten Rechnungen in Shopware mit Kunden- und Bestelldaten direkt nach lexoffice. Die Rechnungsstellung und automatische Verbuchung erfolgt in Lexware Office.

Online-Buchhaltung einfach und schnell erledigen
Wählen Sie die gewünschten Einstellungen für die automatisierte Datenübertragung aus und sparen Sie sich somit wertvolle Zeit. Die Schnittstelle übernimmt diese Aufgabe für Sie und spart Ihnen somit viel Aufwand bei der Buchhaltung.

Die Lexware Office FiBu Schnittstelle ist eine innovative Kommunikationsschnittstelle zwischen Shopware und Lexware Office – der einfachen Online-Buchhaltungssoftware. Sie sparen sich die Übertragung für die Buchhaltung relevanten Informationen von Shopware in die Lexware Office Software. Das Plugin übernimmt die Datenübertragung automatisch nach Erstellung einer Rechnung im Shopware Shop, sodass Sie in lexoffice immer auf aktuelle Daten aus Ihrem Shop zugreifen können.

Features
Dieses Plugin übernimmt die automatische oder manuelle Datenübermittlung von Ihrem Shopware-Shop zur Online-Buchhaltungssoftware Lexware Office:

Einnahmen, Gutschriften und Stornorechnungen
Kundendaten
Bestelldaten inklusive Versandkosten
Erstelltes PDF aus dem Shopware Shop
Übertragung des "Transaction Hint" für PayPal Zahlungen (für automatische Bank Zuordnungen in Lexware Office)

Auf den Punkt gebracht
Die Lexware Office FiBu Schnittstelle spart Ihnen Zeit und Aufwand, alle relevanten Informationen für die Buchhaltung mit Lexware Office zusammenzutragen. Damit bündeln Sie nicht nur alle wichtigen Daten in einer Software, Sie arbeiten auch stets mit aktuellen Daten aus Ihrem Shopware Shop. Das bietet insbesondere dann einen Vorteil, wenn Sie Ihrem Steuerberater einen Zugang zu Lexware Office eingerichtet haben. Dieser kann dann zügig mit den aktuellen Informationen die Buchhaltung vornehmen und prüfen.

Wird in Shopware eine Rechnung oder Gutschrift erstellt, werden direkt alle benötigten Daten inklusive dem erstellten PDF nach Lexware Office übertragen und als Beleg angelegt. Über das Backend ist es auch möglich, bereits erstellte Rechnungen nach Lexware Office zu übertragen.

Auch als Kleinunternehmer nutzbar.

Anleitung SW5

Konfiguration

Nach installation des Plugins das Backend neu laden mit F5.

Einstellungen ⇒ Grundeinstellungen⇨ Weitere Einstellungen ⇨ Lexware Office FiBu auswählen und die Plugineinstellungen bearbeiten.

Debug Modus:
Ist diese Option aktiviert, werden JSON Daten, die nach Lexware Office gesendet werden zusätzlich ins Log geschrieben. Bei Problemen mit der Übertragung können diese Daten als erstes herangezogen werden zur Prüfung.

Shops aus denen Belege nach Lexware Office übertragen werden:
Nur aus ausgewählten Shops werden Belege nach Lexware Office übertragen.

Beleg automatisch nach Erstellung der Rechnung nach Lexware Office übertragen:
Wird im Backend eine Rechnung oder Gutschrift erstellt (einzeln oder über den Batch-Modus), wird direkt im Anschluss automatisch die Rechnung nach Lexware Office übertragen.

OSS Variante:
Bitte hier die entsprechende Einstellung auswählen, die auch in Lexware Office selbst unter "Allgemeine Einstellungen" konfiguriert wurde.

Kategorie für Belege:
Mit dieser Option wird festgelegt, in welche Kategorie bei Lexware Office die Belege kategorisiert werden.
Dafür stehen folgende Lexware Office Kategorien zur Verfügung:
- Warenverkäufe
- Dienstleistungen
- Einnahmen

Bei Bestellungen in Drittländer oder EU-Länder wird automatisch die korrekte Kategorie in Lexware Office verwendet.

Zahlstatus für bezahlte Rechnung:
Wird in Lexware Office eine Rechnung auf "Komplett Bezahlt" gesetzt, kann dieser Zahlstatus automatisiert an den Shopwareshop gesendet werden und entsprechend den Zahlstatus der Bestellung ändern.

Steuerfrei:
Bei der Kleinunternehmerregel muss Steuerfrei auf "Ja" gestellt werden.

Sammelkunde oder Daten aus Beleg verwenden:
Es besteht die Möglichkeit Belege auf den Sammelkunden (wird automatisch von Lexware Office erstellt) oder auf die Kundendaten aus dem Beleg zu verwenden.

Werden die Kundendaten aus dem Beleg verwendet, dann wird anhand der E-Mail-Adresse geprüft, ob der Kunde bereits in Lexware Office vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, wird der Kunde direkt in Lexware Office angelegt, mit den Daten aus der Bestellung.

Pickware (ERO) automatischer Rechnungsversand aktiviert:
Wird das oben genannte Plugin eingesetzt, kann hier konfiguriert werden, dass Belege automatisch nach Lexware Office übertragen werden, wenn diese von Pickware erstellt wurden.

FgitsAutoInvoice:
Wird das oben genannte Plugin eingesetzt, kann hier konfiguriert werden, dass Belege automatisch nach Lexware Office übertragen werden, wenn diese vom Plugin FgitsAutoinvoice erstellt wurden.

Automatische Übertragung nach Lexware Office, wenn die Rechnung vom Plugin Automatische Dokumentenerstellung bei Bestellabschluss erstellt wurden:
Wird das oben genannte Plugin eingesetzt, kann hier konfiguriert werden, dass Belege automatisch nach Lexware Office übertragen werden, wenn diese vom Plugin erstellt wurden.

Zahlstatus aus Lexware Office übernehmen:
Wird ein Beleg in Lexware Office einer Zahlung zugeordnet, kann diese Information an den Shop gesendet werden, und der Zahlstatus wird in Shopware auf "komplett bezahlt" gesetzt.

Externe Bestellnummer ins "remark" Feld eintragen:
Bei Verwendung der Bestellimport Plugins von coolbax, kann die Externe Bestellnummer ins "remark" Feld bei Lexware Office eingetragen werden.

Bestellnummer ins "remark" Feld eintragen:
Die Bestellnummer kann ins "remark" Feld bei Lexware Office eingetragen werden.

Bevor die Schnittstelle genutzt werden kann, muss ein Access Token generiert werden. Dazu ist es nötig, bei Lexware Office ein Authorisierungscode anzufordern.

Unter Einstellungen -> Lexware Office FiBu -> Konfiguration kann einfach über den Button "Authorisierungscode von Lexware Office erhalten" der benötigte AuthCode erstellt werden. Der Button öffnet ein neues Fenster, bei dem man sich in seinen Lexware Office Account einloggen muss.

Der Zugriff muss noch bestätigt werden und anschließend erhält man seinen Authorisierungscode.
Dieser Code wird dann im Feld "Authorization Code" eingefügt. Nachdem die Datenschutzbestimmungen akzeptiert wurden, wird der Button "Token generieren" freigeschaltet.

Im letzten Schritt muss nur noch das Token generiert werden, indem auf den Button "Token generieren" geklickt wird.

Im Bestelldetail unter "Dokumente" wird bei Rechnungen und Gutschriften das Lexware Office Icon angezeigt, sofern der Beleg noch nicht nach Lexware Office übertragen wurde. Mit diesem Button besteht die Möglichkeit, Belege manuell nach Lexware Office zu übertragen.

Ist die Pluginoption "Beleg automatisch nach Erstellung der Rechnung nach Lexware Office übertragen" aktiviert, wird automatisch direkt nach Erstellung über den Button "Dokument erstellen"der Beleg inklusive PDF nach Lexware Office übertragen. (Wurde der Beleg erfolgreich nach Lexware Office übertragen, wird die Detailansicht automatisch geschlossen!)

Gleiches gilt bei Verwendung der Stapelverabeitung. Bei aktivierter Pluginoption werden direkt alle selektierten Belege nach Lexware Office übertragen.

Über die Freitextfelder am Dokument (Icon mit grünem Plus), kann eingesehen werden, ob der Beleg bereits nach Lexware Office übertragen wurde. Ist dies der Fall, wird der Beleg erst wieder nach Lexware Office übertragen, wenn das Attribut dazu entfernt wurde.

Bitte dabei beachten, dass die Ansicht nach Änderung des Freitextfeldes nicht aktualisiert wird. Dazu muss das Bestelldetail wieder geschlossen und das Bestell-Listing aktualisiert werden.

Wird der Beleg automatisch nach Erstellung der Rechnung übertragen, besteht zusätzlich die Möglichkeit vorab einige Konfigurationsoptionen zu setzen.
Dafür stehen die Optionen von Shopware bereit:
Angezeigtes Datum: Wird hier ein abweichendes Datum eingetragen, wird dieses verwendet anstatt des Datums der Rechnungserstellung.
Lieferdatum: Kann für das Lieferdatum in Lexware Office verwendet werden.
Steuerfrei: Wird diese Option aktiviert, werden alle Positionen (inkl. Versand) ohne Mehrwertsteuer übertragen.
Dokument Kommentar: Text in diesem Feld wird in lexoffice in das Feld "Beschreibung" eingetragen. Das Feld ist in Lexware Office durchsuchbar.

Bitte beachten:
- Wenn ein Dokument aus dem Shop entfernt wird, wird der Beleg nicht in Lexware Office gelöscht!
- Es wird in Lexware Office nicht geprüft, ob ein Beleg bereits mit der gleichen Rechnungsnummer vorhanden ist. Um doppelte Übertragungen zu verhindern, gibt es dazu ein Freitextfeld am Dokument, welches angibt, ob ein Beleg übertragen wurde oder nicht.
Soll ein Beleg erneut übertragen werden, so muss lediglich das Freitextfeld abgehakt werden über das Backend.

Lexware Office FiBu Log

Jede Übertragung nach Lexware Office wird in einem Log festgehalten. So kann immer eingesehen werden, warum eine Bestellung oder ein Kunde nicht angelegt wurden.

Bitte bei Problemen die Pluginoption "Debug Modus" aktivieren. Damit werden zusätzlich Einträge ins Log geschrieben, die bei der Fehlerbehebung weiterhelfen.

Anleitung SW6

Konfiguration

Bitte beachten: Die Steuerberechnung im SalesChannel muss auf "Spaltenweise" eingestellt sein, da Lexware Office nach dieser Methode die Belege erstellt. Ansonsten kann es zu Rundungsdifferenzen kommen und der Beleg wird von Lexware Office nicht angelegt.
Bereits erstellte Rechnungen, werden nach Änderung der Berechnung im SalesChannel nicht verändert!

Erweiterungen ⇒ Meine Erweiterungen ⇨ Lexware Office FiBu ⇨ Konfiguration auswählen und die Plugineinstellungen bearbeiten.

Lexware Office "rate limit" ignorieren:
Um nicht an das "rate limit" bei Lexware Office zu stoßen, wird pro request 3 Sekunden gewartet. Dies kann mit dieser Einstellung deaktiviert werden. Bitte vorsicht! Bei der Übertragung von vielen Belegen gleichzeitig kann das "rate limit" schnell erreicht werden, und die Belege werden dann nicht korrekt übertragen. Bei Erreichen des "rate limit" sperrt Lexware Office weitere requests!

Beleg automatisch nach Erstellung der Rechnung oder Gutschrift nach Lexware Office übertragen:
Wird in der Administration eine Rechnung oder Gutschrift erstellt, wird direkt im Anschluss automatisch der Beleg nach Lexware Office übertragen.

OSS Variante:
Bitte hier die entsprechende Einstellung auswählen, die auch in Lexware Office selbst unter "Allgemeine Einstellungen" konfiguriert wurde.

Kategorie für Belege:
Mit dieser Option wird festgelegt, in welche Kategorie bei Lexware Office die Belege kategorisiert werden.
Dafür stehen folgende lexoffice Kategorien zur Verfügung:
- Warenverkäufe
- Dienstleistungen
- Einnahmen

Bei Bestellungen in Drittländer oder EU-Länder wird automatisch die korrekte Kategorie in Lexware Office verwendet.

Bestellung wird nach gewähltem Zahlstatus übertragen:
Wird in Lexware Office eine Rechnung auf "Komplett Bezahlt" gesetzt, kann dieser Zahlstatus automatisiert an den Shopwareshop gesendet werden und entsprechend den Zahlstatus der Bestellung ändern.
Bitte beachten, dass es sich bei den Einstellungen "Beleg automatisch nach Erstellung der Rechnung oder Gutschrift nach Lexware Office übertragen" und "Bestellung wird nach gewähltem Zahlstatus übertragen" um eine ODER Option handelt. D.h, dass nicht beide Optionen aktiviert werden dürfen!

Steuerfrei:
Bei der Kleinunternehmerregel muss Steuerfrei auf "Ja" gestellt werden.

Anrede des Kunden verwenden:
Ist diese Option deaktiviert, wird der Kunde ohne Anrede angelegt.

Kundennummer aus dem Shop ins Notizfeld beim Kunden eintragen:
Die Kundennummer aus dem Shop wird in Lexware Office am Kunden im Notizfeld gespeichert.

Bestellnummer ins Notizfeld eintragen:
Die Bestellnummer aus Shopware wird in Lexware Office ins remark Feld gespeichert.

Kunden Vorname und Nachname ins Notizfeld eintragen:
Der Vor- und Nachname des Kunden wird in Lexware Office ins remark Feld gespeichert.

Amazon Referenznummer ins remark Feld übergeben:
Die Amazon Referenznummer aus dem AmazonPay Plugin von onlineshop.consulting ins remark Feld von Lexware Office übergeben.

Kundennummer aus dem Shop ins Notizfeld beim Kunden eintragen:
Die Kundennummer aus dem Shop wird in Lexware Office am Kunden im Notizfeld gespeichert.

Amazon Bestellnummer ins remark Feld übergeben:
Die Amazon Bestellnummer aus dem Plugin "Marktplatz Amazon Bestellimport | Pro" von coolbax ins remark Feld von Lexware Office übergeben.

E-Mail Adresse bei Fehler:
Wird ein Beleg nicht in Lexware Office angelegt, kann man eine E-Mail dazu erhalten. Bitte eine gültige E-Mail-Adresse für den Empfänger eintragen.

Lieferdatum setzen:
Das Lieferdatum wird an Lexware Office übergeben. Der Wert wird aus der Bestellung gezogen.

Zahlstatus der Bestellung setzen:
Wird einem Beleg eine Zahlung in Lexware Office zugewiesen, dann wird der Zahlstatus der Bestellung in Shopware auf "Bezahlt" gesetzt.

Bevor die Schnittstelle genutzt werden kann, muss ein Access Token generiert werden. Dazu ist es nötig, bei Lexware Office ein Authorisierungscode anzufordern.

Unter Erweiterungen -> Lexware Office FiBu -> Konfiguration kann einfach über den Button "Authorisierungscode von Lexware Office erhalten" der benötigte AuthCode erstellt werden. Der Button öffnet ein neues Fenster, bei dem man sich in seinen Lexware Office Account einloggen muss.

Im letzten Schritt muss nur noch das Token generiert werden, indem auf den Button "Token generieren" geklickt wird.

Im Bestelldetail unter "Belege" wird bei Rechnungen und Gutschriften der Beleg automatisch nach Lexware Office übertragen, sobald dieser erstellt wurde.

Bei den Belegen werden zusätzlich zwei weitere Aktionen (Dokument nach Lexware Office übertragen und lexoffice Attribut zurücksetzen) angezeigt.

Werden die Belege nicht automatisch nach erstellen nach Lexware Office übertragen oder gab es bei der Übertragung einen Fehler, besteht die Möglichkeit den Beleg manuell über den entsprechenden Button nach Lexware Office zu übertragen.
Um den Beleg erneut nach Lexware Office zu übertragen, muss erst das Attribut zurückgesetzt werden (sofern der Beleg vorher erfolgreich in Lexware Office angelegt wurde).

Bitte beachten, dass der Beleg nicht in Lexware Office gelöscht wird. Dieser wird dann einfach mit der gleichen Nummer erneut in Lexware Office angelegt.

Bitte beachten:
- Wenn ein Dokument aus dem Shop entfernt wird oder das Lexware Office Attribut zurückgesetzt wird, wird der Beleg nicht in Lexware Office gelöscht!
- Es wird in Lexware Office nicht geprüft, ob ein Beleg bereits mit der gleichen Rechnungsnummer vorhanden ist.

Lexware Office FiBu Log

Jede Übertragung nach Lexware Office wird in einem Log festgehalten. So kann immer eingesehen werden, warum eine Bestellung oder ein Kunde nicht angelegt wurden.

Bitte bei Problemen die Pluginoption "Debug Modus" aktivieren. Damit werden zusätzlich Einträge ins Log geschrieben, die bei der Fehlerbehebung weiterhelfen.

Ab Version 1.3.2 - 0% Photovoltaikanlagen Integration

Lexware Office hat eine neue Kategorie für den Verkauf von Photovoltaikanlagen eingeführt, welche ab der oben genannten Version unterstützt wird vom Plugin.
Dazu gibt es ein paar Punkte zu beachten.

Das Ganze gilt für Belege, die ab dem 01.01.2023 erstellt werden.

Dazu gibt es eine neue Steuer (Photovoltaic). Diese wird vom Plkugin automatisch bei Installation des Plugins erstellt. Handelt es sich ebi einem Produkt um ein Photovoltaik Produkt, dann muss das CustomField am Artikel angehakt werden. Auf der Detailseite wird dann eine zusätzliche Checkbox angezigt, mit der der Kunde bestätigen muss, dass dieser den Artikel Steuerfrei erwerben kann.

Bitte beachten, dass Lexware Office gemischte Warenkröbe nicht unterstützt. D.h., dass keine Produkte mit einem anderen Steuersatz im Warenkorb gelegt werden können. Das Plugin verhindert dies bereits.
Die Versandkosten dürfen ebenfalls nicht mit einer MwSt. versehen werden!