Lexware Office (lexoffice) Faktura

Lexware Office (lexoffice) Faktura

Artikelnummer: SP-10002 Kategorie: Shopware Plugins

Beschreibung

Automatische oder manuelle Bestelldatenübermittlung von Shopware zur Rechnungsstellung in Lexware Office.

Mit der Shopware-Anbindung von Lexware Office Faktura automatisieren Sie die Online-Buchhaltung Ihres Shopwareshops. Übermitteln Sie Kunden- und Bestelldaten einfach direkt an Lexware Office. Die Rechnungsstellung und automatische Verbuchung erfolgt in Lexware Office.

Online-Buchhaltung einfach und schnell erledigen: Wählen Sie die gewünschten Einstellungen für die automatisierte Datenübertragung aus und sparen Sie sich somit wertvolle Zeit. Die Schnittstelle übernimmt diese Aufgabe für Sie und spart Ihnen somit viel Aufwand bei der Buchhaltung.

Shopware mit Lexware Office verknüpfen
Die Shopware Schnittstelle ist eine innovative Kommunikationsschnittstelle zwischen Shopware und Lexware Office – der einfachen Online-Buchhaltungssoftware. Sie sparen sich die Übertragung für die Buchhaltung relevanten Informationen von Shopware in die Lexware Office Software. Das Plugin übernimmt die Datenübertragung automatisch, sodass Sie in Lexware Office immer auf aktuelle Daten aus Ihrem Shop zugreifen können.

Features
Dieses Plugin übernimmt die automatische oder manuelle Datenübermittlung von Ihrem Shopware-Shop zur Online-Buchhaltungssoftware Lexware Office:

Kundendaten
Bestelldaten inklusive Versandkosten

Auf den Punkt gebracht
Die Shopware Lexware Office Schnittstelle spart Ihnen Zeit und Aufwand, alle relevanten Informationen für die Buchhaltung mit Lexware Office zusammenzutragen. Damit bündeln Sie nicht nur alle wichtigen Daten in einer Software, Sie arbeiten auch stets mit aktuellen Daten aus Ihrem Shopware Shop. Das bietet insbesondere dann einen Vorteil, wenn Sie Ihrem Steuerberater einen Zugang zu Lexware Office eingerichtet haben. Dieser kann dann zügig mit den aktuellen Informationen die Buchhaltung vornehmen und prüfen.

Sie entscheiden über die Einstellungen im Plugin selber, zu welchem Zeitpunkt die Daten an Lexware Office übertragen werden.

Anleitung SW5

Konfiguration

Nach installation des Plugins das Backend neu laden mit F5.

Einstellungen ⇒ Grundeinstellungen⇨ Weitere Einstellungen ⇨ Lexware Office Faktura auswählen und die Plugineinstellungen bearbeiten.

Versandkosten immer anzeigen:
Es besteht die Möglichkeit, Versandkosten immer als eigene Position auf der Rechnung anzeigen zu lassen, auch wenn diese 0€ betragen.

Ja: Versandkosten werden immer angezeigt
Nein: Versandkosten werden nur angezeigt, wenn diese einen Wert > 0 haben

Kundennummer in Notizfeld übermitteln:
Es kann mit dieser Option die Shopware Kundennummer an Lexware Office übertragen werden

Ja: Shopware Kundennummer wird an Lexware Office ins Notizfeld übertragen
Nein: Shopware Kundennummer wird nicht an Lexware Office ins Notizfeld übertragen

Kundennummer in Rechnung übermitteln:
HIermit wird die Shopware Kundennummer direkt in die Rechnung ins Feld "Einleitungstext" gesetzt.

Ja: Shopware Kundennummer wird an Lexware Office in den Einleitungstext der Rechnung eingetragen
Nein: Shopware Kundennummer wird nicht in den Einleitungstext der Rechnung eingetragen

Daten direkt nach Bestellung senden:
Wird vom Kunden eine Bestellung getätigt, kann diese sofort automatisch an Lexware Office übertragen werden.

Ja: Nach erfolgreicher Bestellung wird die Bestellung direkt an Lexware Office übertragen
Nein: Es findet keine automatische übertragung der Bestelldaten an Lexware Office statt nach einer eingegangenen Bestellung

Daten werden nach gewähltem Zahlstatus gesendet:
Je nach gewähltem Zahlstatus, wird die Bestellung erst an Lexware Office gesendet, wenn dieser bei der Bestellung ausgewählt wurde.
Beispiel:
Der Kunde hat am 17.07. seine Bestellung getätigt und am 18.07. bezahlt. Im Backend wird der Zahlstatus manuell auf "komplett bezahlt" gesetzt und die Bestellung wird im Anschluss an Lexware Office übertragen.

Daten werden nach gewähltem Bestelltatus gesendet:
Je nach gewähltem Bestelltatus, wird die Bestellung erst an Lexware Office gesendet, wenn dieser bei der Bestellung ausgewählt wurde.
Beispiel:
Der Kunde hat am 17.07. seine Bestellung getätigt und am 18.07. bezahlt. Im Backend wird der Bestelltatus manuell auf "komplett ausgeliefert" gesetzt und die Bestellung wird im Anschluss an Lexware Office übertragen.

Zahlstatus für bezahlte Rechnung:
Wird in Lexware Office eine Rechnung auf "Komplett Bezahlt" gesetzt, kann dieser Zahlstatus automatisiert an den Shopwareshop gesendet werden. Der entsprechende Status kann aus den im Shop vorhandenen ausgewählt werden.

Felder aus "Order Details Attributes" Tabelle:
Zusätzliche Attributfelder aus Tabelle "s_order_details_attributes" können hier zusätzlich an Lexware Office übertragen werden. Diese werden bei jedem Artikel in das Feld "Beschreibung" in der Reihenfolge angezeigt, wie diese in den Einstellungen gesetzt wurden.

Bitte beachten: Mehrfachauswahl möglich!

Steuerfrei:
Bei der Kleinunternehmerregel muss Steuerfrei auf "Ja" gestellt werden.

Versandkosten Name auf Beleg verwenden:
Ist diese Option aktiviert, wird der Versandname nicht aus dem Textbaustein verwendet, sondern der Name der Versandart.

Beleg abschließen:
Ist diese Option aktiviert, wird der Beleg abgeschlossen. Ansonsten wird nur ein Entwurf vom Beleg erstellt.

Anrede des Kunden verwenden:
Die Anrede des Kunden kann mit dieser Option komplett deaktiviert werden.

Einheit des Produkts:
Es kann zwischen "Stück" und "Einheit aus Produkt verwenden" gewählt werden.

OSS Variante:
Bitte hier die entsprechende Einstellung auswählen, die auch in Lexware Office selbst unter "Allgemeine Einstellungen" konfiguriert wurde.

Bevor die Schnittstelle genutzt werden kann, muss ein Access Token generiert werden. Dazu ist es nötig, bei Lexware Office ein Authorisierungscode anzufordern.
Unter Einstellungen -> Lexware Office Faktura -> Konfiguration kann einfach über den Button "Authorisierungscode von Lexware Office erhalten" der benötigte AuthCode erstellt werden. Der Button öffnet ein neues Fenster, bei dem man sich in seinen Lexware Office Account einloggen muss.

Der Zugriff muss noch bestätigt werden und anschließend erhält man seinen Autorization Code.
Dieser Code wird dann im Feld "Authorization Code" eingefügt. Nachdem die Datenschutzbestimmungen akzeptiert wurden, wird der Button "Token generieren" freigeschaltet.

Im letzten Schritt muss nur noch das Token generiert werden, indem auf den Button geklickt wird.

Lexware Office Faktura Log

Jede Übertragung an Lexware Office wird in einem Log festgehalten. So kann immer eingesehen werden, warum eine Bestellung oder ein Kunde nicht angelegt wurden.

Im Bestelllisting findet sich ein neuer "Action Button" bei jeder Bestellung.

Dieser gibt Auskunft darüber, ob die Bestellung bereits an Lexware Office übertragen wurde. Wird das Lexware Office Logo bei einer Bestellung angezeigt, wurde diese noch nicht an Lexware Office übertragen.
Mit dem Button hat man hier die Möglichkeit, die Bestellung manuell an Lexware Office zu senden.

Im Detail Dialog jeder Bestellung befindet sich ein neues Freitextfeld "Daten an Lexware Office übertragen". Ist die checkbox angehakt, wurde die Bestellung bereits erfolgreich übertragen. Es besteht die Möglichkeit manuell nachträglich den Status der Übertragung zu ändern, um somit erneut die Daten an Lexware Office zu senden.

Anleitung SW6

Konfiguration

Erweiterungen ⇒ Meine Erweiterungen ⇨ Lexware Office Faktura ⇨ Konfiguration im Kontextmenü auswählen.

Debug Modus:
Ist diese Option aktiviert, werden JSON Daten, die nach Lexware Office gesendet werden zusätzlich ins Log geschrieben. Bei Problemen mit der Übertragung können diese Daten als erstes herangezogen werden zur Prüfung.

Versandkosten immer anzeigen:
Es besteht die Möglichkeit, Versandkosten immer als eigene Position auf der Rechnung anzeigen zu lassen, auch wenn diese 0€ betragen.

Ja: Versandkosten werden immer angezeigt
Nein: Versandkosten werden nur angezeigt, wenn diese einen Wert > 0 haben

Kundennummer in Notizfeld übermitteln:
Es kann mit dieser Option die Shopware Kundennummer an Lexware Office übertragen werden

Ja: Shopware Kundennummer wird an Lexware Office ins Notizfeld übertragen
Nein: Shopware Kundennummer wird nicht an Lexware Office ins Notizfeld übertragen

Kundennummer in Rechnung übermitteln:
HIermit wird die Shopware Kundennummer direkt in die Rechnung ins Feld "Einleitungstext" gesetzt.

Ja: Shopware Kundennummer wird an Lexware Office in den Einleitungstext der Rechnung eingetragen
Nein: Shopware Kundennummer wird nicht in den Einleitungstext der Rechnung eingetragen

Daten direkt nach Bestellung senden:
Wird vom Kunden eine Bestellung getätigt, kann diese sofort automatisch an Lexware Office übertragen werden.

Steuerfrei:
Sind Sie Kleinunternehmer, dann bitte diese Option aktivieren.

Bestellung wird nach gewähltem Zahlstatus übertragen:
Je nach gewähltem Zahlstatus, wird die Bestellung erst an Lexware Office gesendet, wenn dieser bei der Bestellung ausgewählt wurde.
Beispiel:
Der Kunde hat am 17.07. seine Bestellung getätigt und am 18.07. bezahlt. Im Backend wird der Zahlstatus manuell auf "komplett bezahlt" gesetzt und die Bestellung wird im Anschluss an Lexware Office übertragen.
Bitte das Feld leer lassen, wenn diese Option nicht verwendet werden soll.

Bestellung wird nach gewähltem Bestelltatus übertragen:
Je nach gewähltem Bestelltatus, wird die Bestellung erst an Lexware Office gesendet, wenn dieser bei der Bestellung ausgewählt wurde.
Beispiel:
Der Kunde hat am 17.07. seine Bestellung getätigt und am 18.07. bezahlt. Im Backend wird der Bestelltatus manuell auf "Komplett" gesetzt und die Bestellung wird im Anschluss an Lexware Office übertragen.
Bitte das Feld leer lassen, wenn diese Option nicht verwendet werden soll.

Varianten Daten anzeigen:
Variantendaten werden auf dem Beleg mit ausgegeben.

Beleg abschließen:
Ist diese Option aktiviert, wird der Beleg abgeschlossen. Ansonsten wird nur ein Entwurf vom Beleg erstellt.

PDF Rechnung aus Lexware Office in den Shop zur Bestellung importieren:
Ist diese Option aktiviert, wird die erzeugte PDF Rechnung aus Lexware Office zurück in den Shop an die Bestellung importiert.
Wichtig: Die Option "Beleg abschließen" muss aktiviert sein, da bei einer "Entwurf Rechnung" in Lexware Office noch kein PDF generiert wird via API!

Anrede des Kunden verwenden:
Die Anrede des Kunden kann mit dieser Option komplett deaktiviert werden.

Kunden-Titel zur Anrede hinzufügen:
Ist diese Option deaktiviert, wird der Kunde ohne Anrede angelegt.

OSS Variante:
Bitte hier die entsprechende Einstellung auswählen, die auch in Lexware Office selbst unter "Allgemeine Einstellungen" konfiguriert wurde.

Marktplatz Bestellnummer ins Notiz-Feld übermitteln:
Marktplatz Bestellnummer aus magnalister nach Lexware Office ins Notiz-Feld übermitteln.

E-Mail Adresse bei Fehler:
Wird ein Beleg nicht in Lexware Office angelegt, kann man eine E-Mail dazu erhalten. Bitte eine gültige E-Mail Adresse für den Empfänger eintragen.

Komplette Produktbeschreibung auf Beleg verwenden:
Die vollständige Produktbeschreibung im Beleg verwenden oder Produktnummer und Variantendaten.

Text aus Zusatzfeld an Produktbeschreibung anfügen (1)-(3):
Den technischen Namen des Zusatzfeldes eintragen. Das Feld leer lassen, wenn kein Text verwendet werden soll.

Anmerkung: Die Optionen "Daten direkt nach Bestellung senden", "Bestellung wird nach gewähltem Zahlstatus übertragen" und "Bestellung wird nach gewähltem Bestellstatus gesendet" müssen als "ODER" gesehen werden!

Bevor die Schnittstelle genutzt werden kann, muss ein Access Token generiert werden. Dazu ist es nötig, bei Lexware Office ein Authorisierungscode anzufordern.

Unter Erweiterungen -> Lexware Office Faktura -> Konfiguration kann einfach über den Button "Authorisierungscode von Lexware Office erhalten" der benötigte AuthCode erstellt werden. Der Button öffnet ein neues Fenster, bei dem man sich in seinen Lexware Office Account einloggen muss.

Der Zugriff muss noch bestätigt werden und anschließend erhält man seinen Authorisierungscode.
Dieser Code wird dann im Feld "Authorization Code" eingefügt. Nachdem die Datenschutzbestimmungen akzeptiert wurden, wird der Button "Token generieren" freigeschaltet.

Im letzten Schritt muss nur noch das Token generiert werden, indem auf den Button "Token generieren" geklickt wird.

Lexware Office Log

Jede Übertragung an Lexware Office wird in einem Log festgehalten. So kann immer eingesehen werden, warum eine Bestellung oder ein Kunde nicht angelegt wurden.

Im Bestelllisting findet sich ein neuer "Action Button" im Kontextmenü jeder Bestellung.

Dieser gibt Auskunft darüber, ob die Bestellung bereits an Lexware Office übertragen wurde. Wird der Eintrag "Bestellung an Lexware Office übertragen" bei einer Bestellung angezeigt, wurde diese noch nicht an Lexware Office übertragen.
Mit dem Button hat man hier die Möglichkeit, die Bestellung manuell an Lexware Office zu senden.

In der Detail-Ansicht jeder Bestellung befinden sich zwei Freitextfelder: "Daten wurden an Lexware Office übertragen". Ist die checkbox angehakt, wurde die Bestellung bereits erfolgreich übertragen.

Hinweis: Die von Lexware Office generierte resource ID ist aus Sicherheitsgründen nur noch über die Datenbank einsehbar.